VICAR OS

Laatst bijgewerkt: 19 mei 2026

Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden regelen de toegang tot en het gebruik van het VICAR OS-platform (hierna "de Dienst"), aangeboden door VICAR Agency SRL (hierna "VICAR" of "wij"), met zetel te Langestraat 61, 8000 Brugge, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 1007.535.040. Door in te loggen of een klant-account te activeren, verklaart de gebruiker zich akkoord met deze voorwaarden.

1. Definities

  • Dienst: het VICAR OS-platform, bereikbaar via app.vicaragency.com, inclusief alle modules (CRM, ATS, Media, Ads tracking, Organic social, HR, Boekhouding, CMS).
  • Klant: de rechtspersoon die met VICAR een agency-overeenkomst of aparte SaaS-overeenkomst heeft gesloten, en wiens medewerkers toegang krijgen tot de Dienst.
  • Gebruiker: elke natuurlijke persoon die via een eigen account toegang heeft tot de Dienst, hetzij als VICAR-team-lid, hetzij als afgevaardigde van een Klant.
  • Inhoud: alle data, bestanden, tekst, media of statistieken die door Klant of Gebruiker in de Dienst worden ingevoerd, geïmporteerd of gegenereerd.

2. Toegang en account

  • Toegang wordt verleend op nominatieve basis. Login-gegevens zijn strikt persoonlijk en mogen niet worden gedeeld. De Klant ziet erop toe dat zijn medewerkers de inloggegevens veilig bewaren.
  • VICAR mag tweefactorauthenticatie (2FA) verplicht stellen voor team- of administrator-rollen.
  • Bij vermoeden van misbruik kan VICAR een account onmiddellijk en zonder voorafgaande melding deactiveren in afwachting van onderzoek.

3. Toegestaan gebruik

De Gebruiker verbindt zich ertoe de Dienst enkel te gebruiken voor de overeengekomen professionele doeleinden. Het volgende is uitdrukkelijk verboden:

  • Reverse engineering, decompilatie of pogingen om de broncode te achterhalen;
  • Geautomatiseerde scraping, mass-export of het opzetten van eigen API-clients buiten de daartoe voorziene PAT-tokens;
  • Het opladen van inhoud die de rechten van derden schendt (auteursrecht, portretrecht, privacy);
  • Het gebruiken van de Dienst voor activiteiten die in strijd zijn met de Belgische of Europese wetgeving;
  • Het bewust verstoren van de beschikbaarheid (DDoS, brute-force, abnormale rate);
  • Het omzeilen van toegangsbeperkingen, rate-limits of audit-logging.

4. Diensten van derden en koppelingen

VICAR OS koppelt met externe platformen (Meta, Google, TikTok, Pinterest, LinkedIn, Teamleader, Google Drive, e.a.). De Gebruiker erkent dat deze koppelingen onderhevig zijn aan de voorwaarden en het beleid van die externe partijen, en dat VICAR niet aansprakelijk is voor onbeschikbaarheid, prijswijziging of beleidswijziging van die partijen. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het tijdig vernieuwen van OAuth-toestemmingen.

5. Intellectueel eigendom

  • De Dienst: alle rechten, eigendom en belangen in de software, het design, de architectuur en de documentatie blijven exclusief bij VICAR. Geen enkele bepaling van deze voorwaarden draagt eigendom over.
  • Inhoud van de Klant: de Klant behoudt alle rechten op zijn eigen inhoud. De Klant verleent VICAR een niet-exclusieve, wereldwijde, royalty-vrije licentie om die inhoud te hosten, te bewerken, te tonen en te gebruiken in de mate die nodig is om de Dienst te leveren.
  • Feedback: suggesties die de Klant of een Gebruiker vrijwillig deelt, mogen door VICAR vrij worden gebruikt voor verbetering van de Dienst, zonder verdere vergoeding.

6. Beschikbaarheid

VICAR levert de Dienst "as a service" en streeft naar een uptime van 99% op jaarbasis. Geplande onderhoudsvensters worden waar mogelijk vooraf gecommuniceerd. Tijdens publieke incidenten van onze sub-verwerkers (Supabase, Vercel, Cloudflare, OAuth-providers) kunnen storingen optreden waarop VICAR geen directe invloed heeft. Een formele Service Level Agreement (SLA) met financiële remedies is beschikbaar op aanvraag voor enterprise-klanten.

7. Prijs en betaling

Tarieven worden vastgelegd in de agency-overeenkomst of het pricing-document tussen VICAR en de Klant. Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd conform de wet van 2 augustus 2002, en een forfaitaire schadevergoeding van 10% met een minimum van 40 EUR.

8. Aansprakelijkheid

  • VICAR's aansprakelijkheid is beperkt tot rechtstreekse schade en tot het bedrag dat door de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit effectief werd betaald voor de Dienst.
  • VICAR is niet aansprakelijk voor indirecte schade, omzetverlies, verlies van klanten, gegevensverlies bovenop de afgesproken back-up-windows, reputatieschade of immateriële schade.
  • Geen enkele beperking geldt voor opzet, bedrog of zware fout, noch voor schade die niet wettelijk kan worden uitgesloten (lichamelijk letsel, overlijden).
  • De Klant erkent dat hij/zij verantwoordelijk blijft voor de juistheid van de ingevoerde data, voor de naleving van eigen wettelijke verplichtingen tegenover eindgebruikers, en voor het tijdig nazicht van rapporten en automatisaties.

9. Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen alle commerciële, technische of operationele informatie die zij in het kader van de Dienst ontvangen als vertrouwelijk en treffen redelijke maatregelen om ongeoorloofde toegang te voorkomen. Deze verplichting blijft van kracht gedurende drie (3) jaar na beëindiging van de overeenkomst.

10. Persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens binnen de Dienst wordt geregeld door ons Privacybeleid en, voor de data die VICAR namens de Klant verwerkt, door een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA). De DPA maakt integraal deel uit van deze voorwaarden zodra ondertekend.

11. Duur en beëindiging

  • De overeenkomst loopt voor de duur die in de Klant-overeenkomst is vastgelegd en wordt stilzwijgend verlengd tenzij één van de partijen ten minste 30 dagen vóór de vervaldatum opzegt per aangetekend schrijven of via een gedocumenteerd e-mailtraject.
  • Bij zware contractuele wanprestatie kan elke partij de overeenkomst onmiddellijk beëindigen, na een ingebrekestelling met 14 dagen herstelperiode.
  • Bij beëindiging wordt de Klant in staat gesteld om zijn data te exporteren binnen 30 dagen, waarna die data definitief wordt verwijderd, behoudens wettelijke bewaarverplichtingen.

12. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor de niet-uitvoering van haar verbintenissen ten gevolge van overmacht, met inbegrip van maar niet beperkt tot grootschalige cyberaanvallen, regionale netwerkstoringen, overheidsbevelen, oorlog of natuurramp.

13. Wijzigingen

VICAR kan deze voorwaarden eenzijdig aanpassen om wettelijke, technische of operationele redenen. Materiële wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf via e-mail of in-app notificatie gecommuniceerd. Wenst de Klant niet akkoord te gaan, dan kan hij de overeenkomst opzeggen vóór de inwerkingtreding.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze voorwaarden is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Eventuele geschillen worden eerst in der minne besproken. Bij gebrek aan minnelijke regeling zijn uitsluitend de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Brugge, en de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Brugge, bevoegd.

15. Slotbepalingen

  • Indien één bepaling nietig of niet-afdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht en wordt de nietige bepaling vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke economische evenwicht zo dicht mogelijk benadert.
  • Het stilzwijgend dulden van een schending vormt geen afstand van het recht om die later alsnog in te roepen.
  • De Klant mag zijn rechten en plichten niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van VICAR.

16. Contact

VICAR Agency SRL
Langestraat 61, 8000 Brugge, België
KBO BE 1007.535.040
E-mail: frederic@vicaragency.com
Website: vicaragency.com